Cuaderno de obra en Perú: qué cambió con la Ley 32069 y el cuaderno de incidencias
Última revisión: La normativa cambia: se contrasta con la fuente oficial en cada revisión.
El cuaderno de obra es el documento donde el residente y el supervisor o inspector anotan, en asientos correlativos, los hechos relevantes que ocurren durante la ejecución de una obra. Con la entrada en vigor de la Ley 32069, Ley General de Contrataciones Públicas, el instrumento pasó a denominarse cuaderno de incidencias y su ámbito se amplió.
Nota: el régimen de contratación pública peruano está en transición. La Ley 32069 y su reglamento reemplazaron el marco anterior, y el OECE ha venido emitiendo directivas complementarias. Verifica la norma vigente y las disposiciones aplicables a tu contrato antes de tomar decisiones.
Si trabajas en obra pública peruana y sigues llamándolo cuaderno de obra, no estás solo: el término está tan arraigado que va a convivir con el nuevo por años. Pero la norma cambió y conviene entender qué cambió con ella.
Qué era antes
Bajo el régimen anterior, el cuaderno de obra era un documento físico. El inspector o supervisor o el residente anotaban en asientos correlativos los hechos relevantes que ocurrían durante la ejecución de la obra, así como las solicitudes que se requirieran como consecuencia de dichas ocurrencias.
Ese formato físico traía problemas conocidos: su pérdida, adulteración, sustracción de páginas, anotaciones ilegibles o registro por personas no autorizadas ocasionaban que no se contara con información relevante durante la ejecución y el control. La Contraloría lo señaló repetidamente: la omisión de anotaciones por parte del residente y del supervisor ocasiona que no se conozca el resultado de la evaluación de riesgo ni las ocurrencias de la obra, lo que puede impedir que se adopten medidas preventivas o correctivas.
De ahí salió el Cuaderno de Obra Digital, aprobado por directiva del entonces OSCE en 2020, que digitalizó el instrumento y definió los perfiles de acceso: el residente podía registrar asientos y consultar información; el inspector y el supervisor, además, podían registrar imágenes de las anotaciones hechas en cuaderno físico cuando su uso estaba autorizado. El cuaderno se abre en la fecha de entrega del terreno, con el registro del residente.
Qué es ahora
Con la Ley 32069 y su reglamento, aprobado por Decreto Supremo 009-2025-EF, el instrumento es el cuaderno de incidencias (CDI), y el organismo rector pasó a ser el OECE, Organismo Especializado para las Contrataciones Públicas Eficientes, en reemplazo del OSCE.
El cuaderno de incidencias es la herramienta digital donde se registran las anotaciones de los principales hechos que ocurren durante la ejecución del contrato para la elaboración del expediente técnico y la ejecución de la obra, así como de la supervisión de estas prestaciones, además de los trabajos o partidas a realizarse, las consultas y sus respuestas, y las anotaciones que sustenten modificaciones contractuales.
El cambio de fondo es de alcance: el instrumento ya no cubre solo la ejecución de la obra sino también la elaboración del expediente técnico y la supervisión. Es una respuesta directa a un problema conocido del sistema peruano — buena parte de los problemas de obra nacen en expedientes técnicos deficientes, y antes esa etapa no tenía registro equivalente.
La responsabilidad de la conectividad
Este punto merece atención porque es donde más fricción hay en obra real.
Las entidades contratantes y los contratistas tienen la responsabilidad de contar con el equipamiento necesario y mantener las condiciones técnicas que aseguren una conectividad de internet oportuna y adecuada.
Es decir: la conectividad no es una excusa, es una obligación. Bajo el régimen anterior existía una válvula de escape: excepcionalmente, una entidad podía solicitar autorización para usar cuaderno físico antes de la convocatoria cuando en el lugar de la obra no había acceso a internet, con la obligación de registrar las imágenes de las anotaciones del mes dentro de los diez días hábiles del mes siguiente.
Para una obra en zona altoandina o de selva, esto es un problema operativo real y conviene resolverlo antes de firmar, no después.
Quién registra
Las anotaciones deben ser firmadas por el inspector o supervisor y el residente. Y conviene tener claro el alcance de cada figura, porque se confunde: el inspector o supervisor representa a la entidad para efectos de control técnico, administrativo y económico de la obra, sin facultad para modificar el contrato; el residente representa al contratista solo para efectos técnicos —asientos del cuaderno, planificación—, tampoco con facultad para modificar el contrato.
El residente de obra debe ser ingeniero o arquitecto con dos o más años de colegiatura.
Un dato menor que genera dudas frecuentes: el cuaderno de obra en obras por contrata no necesita estar legalizado.
Qué se anota
El criterio es amplio: los hechos relevantes. En la práctica, y sobre todo pensando en lo que después vas a necesitar:
- Consultas del residente y sus respuestas, con fecha de ambas
- Ocurrencias que afecten el plazo, con la causa y el efecto
- Solicitudes de ampliación de plazo y su sustento
- Mayores metrados y trabajos adicionales
- Resultados de ensayos y control de calidad
- Entrega y liberación de frentes
- Paralizaciones y sus causas
- Riesgos identificados y medidas adoptadas
Este último punto conecta con el énfasis de la nueva ley en gestión de riesgos: registrar el riesgo cuando se identifica, no cuando se materializa, es lo que después demuestra diligencia.
Preguntas frecuentes
- ¿Sigo diciendo cuaderno de obra o cuaderno de incidencias?
- En documentos formales bajo el nuevo régimen, cuaderno de incidencias. En conversación de obra, ambos conviven y van a convivir un buen tiempo. Lo que importa es que sepas cuál instrumento rige tu contrato, que depende de bajo qué norma se convocó.
- ¿Qué pasa con los contratos convocados bajo la ley anterior?
- Se rigen por la norma bajo la cual fueron convocados. En un mismo momento pueden coexistir obras bajo ambos regímenes, y eso es fuente de confusión. Verifica la fecha de convocatoria antes de asumir qué aplica.
- ¿El cuaderno de incidencias aplica a obra privada?
- No. Es un instrumento del régimen de contratación pública. En obra privada el equivalente es contractual y su formato lo definen las partes.
- ¿Qué valor tiene una anotación no respondida?
- Depende del tipo de anotación y del plazo previsto en la norma para responder. Como principio general, dejar constancia de la consulta y de la ausencia de respuesta es lo que preserva tu posición. La consulta que nunca se asentó, en cambio, no existe.
- ¿Puedo anotar si no soy residente ni supervisor?
- Bajo el régimen anterior los únicos autorizados eran el inspector o supervisor y el residente. El nuevo régimen amplía los actores obligados a registrar según el tipo de prestación. Consulta la directiva vigente para el caso específico de tu contrato.
Chileno, diseñando para América Latina. Del research en campo saca lo que realmente importa para los clientes, y con eso arma productos que la gente no técnica adopta sola —legal, educación, contabilidad— y que se notan en la productividad desde la primera semana.
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