Diário de obra na Colômbia: o que anotar e por que decide as controvérsias
Última revisão: A normativa muda: o texto é conferido com a fonte oficial a cada revisão.
O diário de obra é o registro cronológico dos fatos relevantes ocorridos durante a execução de um contrato de construção: instruções, consultas, incidências, condições e tudo aquilo que afete escopo, prazo ou custo. Na Colômbia sua exigibilidade é principalmente contratual, e esse detalhe gera um mal-entendido caro: muita gente o trata como formalismo interno, quando é o documento que decide a maioria das controvérsias na liquidação — e quando se precisa dele, já não se pode construir.
Nota: as exigências sobre o diário variam por entidade e por contrato. Verifique o edital e o contrato aplicáveis ao seu projeto.
O que o torna exigível
Três fontes, e convém revisá-las no início de cada contrato:
O edital e o contrato. Costumam estabelecer a obrigação, o formato e quem assina.
O manual de supervisão e interventoría da entidade. Cada entidade estatal tem o seu, e ali costuma estar o detalhe do que se registra e com que periodicidade.
As obrigações da interventoría. Como a interventoría responde pelo seu acompanhamento, o próprio interesse a leva a exigir constância. Uma interventoría que não pode comprovar o que fez fica exposta.
Na obra privada o diário existe se o contrato o pactuar. Sem cláusula, não existe, e quando aparece uma controvérsia nenhuma das duas partes tem com que sustentar sua versão.
O que anotar
O critério que resume tudo: se afeta escopo, prazo ou custo, vai para o diário.
Em concreto:
- Condições climáticas e horário efetivo de trabalho
- Pessoal e equipamento na obra
- Frentes entregues e recebidas, com data
- Instruções da interventoría ou supervisão, e de quem
- Consultas do contratado e suas respostas
- Suspensões e suas causas
- Achados e condições distintas das previstas
- Ensaios e resultados de controle de qualidade
- Incidentes de segurança
- Visitas da entidade, autoridades ou terceiros
- Materiais recebidos e faltas que pararam trabalho
E o que quase ninguém anota e é o que mais vale: o que a contraparte não fez. A frente que não foi entregue, o projeto que não chegou, a resposta que não foi dada. Esse é exatamente o registro que sustenta uma prorrogação ou um maior valor.
Os quatro erros
Anotar só o próprio. O contratado registra seu avanço com diligência e omite sistematicamente os descumprimentos da contraparte. Depois não tem com que reclamar.
Anotar com carga emocional. Um registro com censuras se lê como versão parcial. A descrição neutra é mais crível e mais eficaz.
Anotar dias depois. Um assento com data corrida perde a maior parte do seu valor.
Anotar sem efeito medido. «Não se entregou a frente» é a metade. A outra metade é quantas horas-homem ficaram paradas e que atividades foram adiadas.
Por que decide a liquidação
A liquidação de um contrato de obra é onde se acertam as contas: quantidades pendentes, maiores valores, prorrogações, multas, saldos a favor ou contra. É uma conversa que se resolve com documentos.
E ali aparece um padrão que se repete. Durante a obra a relação funciona, ninguém quer documentar demais, e tudo se resolve conversando. Na liquidação muda o quadro: as partes já não estão construindo juntas, estão fechando números. O que se lembra não serve. O que está escrito, sim.
O contratado que chega à liquidação com um diário completo, com constância contemporânea de cada evento que o afetou, negocia de outra posição. Não por ser agressivo, mas porque pode provar o que diz.
Como conseguir que seja bem levado
Que se registre no mesmo dia. É a única regra que importa. Todo o resto é formato.
Que a interventoría assine com frequência. Um diário sem conformidade da contraparte é um registro unilateral. Com assinatura frequente, é um instrumento bilateral.
Que exista continuidade. Uma série diária ininterrupta é crível. Um assento solto sobre o evento em disputa levanta suspeita de ter sido feito para a ocasião.
Que se possa consultar. Um diário que ninguém encontra quando precisa é um diário que não existe. É um dos argumentos mais fortes a favor do formato digital.
Perguntas frequentes
- O diário pode ser digital?
- Sim, se o contrato ou o manual da entidade não exigirem formato físico. O que importa é que a data seja verificável, que não se possa alterar sem rastro e que a autoria seja atribuível. Um arquivo editável numa pasta compartilhada não cumpre nenhuma das três.
- Quem deve assinar cada anotação?
- No mínimo quem a efetua. A conformidade da interventoría ou supervisão sobre as anotações relevantes é o que lhe dá caráter bilateral, e o que depois evita a discussão sobre se o fato ocorreu.
- Que valor tem o diário numa controvérsia?
- Em geral, o de um documento contratual entre as partes. Sua força depende da continuidade do registro, da contemporaneidade dos assentos e da conformidade da contraparte. Não é prova plena por si só; é, na prática, o documento mais consultado.
- Por quanto tempo deve ser conservado?
- Todo o prazo de responsabilidade contratual, de garantia e de estabilidade da obra, que pode se estender vários anos depois da liquidação.
- O diário serve se a interventoría nunca o assina?
- Serve menos, e a falta de assinatura também é um fato registrável. Deixe constância das solicitações de assinatura não atendidas: converte uma fraqueza em um antecedente documentado.
Fundador e CEO da Paladio. Há mais de 15 anos cria produtos financeiros que impactam a vida de milhões de pessoas. Escreve sobre o que vê na obra: como se mede o avanço de verdade e onde o dinheiro se perde.
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