Programação de obra: como montar um cronograma que sirva para alguma coisa
Um cronograma de obra é a representação no tempo de como um projeto vai ser executado: quais atividades, em que ordem, com que duração e com que dependências entre elas. É a referência contra a qual se mede todo o resto —o avanço, o atraso, as prorrogações de prazo, o reajuste de preços—.
E é também o documento que mais obras têm e menos obras usam. Monta-se para a licitação, imprime-se, pendura-se no escritório de campo e não se olha mais.
Por que a maioria não serve
Quatro razões concretas.
Foi montado para ganhar, não para executar. Durações otimistas porque o prazo era critério de avaliação. Todo mundo sabe e ninguém diz.
Não tem lógica de dependências. As atividades estão colocadas no tempo mas não vinculadas entre si. Quando uma se move, o resto não se move com ela, e o cronograma deixa de refletir a realidade no primeiro imprevisto.
Está agregado demais ou detalhado demais. «Estrutura: 120 dias» não permite controlar nada. Quatro mil atividades também não, porque ninguém as atualiza.
Nunca se atualiza. Sem atualização, em seis semanas é ficção, e tudo o que se calcule contra ele —avanço, atraso— também.
Os três conceitos que é preciso entender
Dependências
Uma atividade não pode começar até que outra termine, ou até que outra avance o suficiente. Essa vinculação é o que transforma uma lista de tarefas num cronograma.
Sem dependências, mover uma atividade não move mais nada, e o cronograma não consegue responder à única pergunta que importa: se isto atrasar, o que mais atrasa?
Caminho crítico
É a sequência encadeada de atividades mais longa do projeto. Determina a duração total.
A consequência prática: uma atividade no caminho crítico que atrasa um dia atrasa a obra em um dia. Uma que não está no caminho crítico pode atrasar sem efeito na data de término, até esgotar a sua folga.
É a razão pela qual «estamos atrasados na alvenaria» pode ser irrelevante e «estamos dois dias atrasados na concretagem do nível 3» pode ser grave.
Folga
É quanto uma atividade pode atrasar sem afetar a data final. As atividades no caminho crítico têm folga zero.
E é o que decide uma prorrogação de prazo. Se a frente que não liberaram para você correspondia a uma atividade com quinze dias de folga e a demora foi de dez, não houve efeito na data de término, e a fiscalização vai analisar exatamente assim.
Por isso o embasamento de uma prorrogação não é só a evidência do fato: é a análise de cronograma que demonstra o efeito.
Como se monta, em ordem
1 · Desdobrar o escopo. Dividir a obra em pacotes de trabalho identificáveis, com um nível de detalhe que permita atribuir responsável, duração e recursos.
2 · Definir dependências. Para cada atividade, o que tem de estar terminado antes. É o passo que mais se pula e o que torna útil todo o resto.
3 · Estimar durações com rendimentos próprios. Quantidade do serviço dividida pelo rendimento da equipe que você efetivamente vai ter. Não o rendimento do manual: o seu.
4 · Atribuir recursos e verificar disponibilidade. Um cronograma que exige três equipes de alvenaria simultâneas quando você tem duas não é um cronograma, é um desejo.
5 · Identificar o caminho crítico e as folgas.
6 · Confrontar com restrições reais. Licenças, acessos, janelas de trabalho, período de chuvas, disponibilidade de fornecedores críticos.
7 · Congelar como linha de base. E guardá-la. Sem linha de base congelada e datada não há como demonstrar depois o que se moveu e por quê.
O nível de detalhe correto
A regra prática que funciona: cada atividade deveria durar entre uma e três semanas.
Mais curta e o cronograma fica ingerenciável. Mais longa e não permite detectar desvios a tempo, porque uma atividade de dois meses pode estar com problemas desde a semana dois e só aparecer na oito.
Para o detalhe fino da semana seguinte a ferramenta é outra: uma programação semanal de frentes, curta e descartável, que não toca o cronograma mestre.
A atualização, que é onde mora o valor
Um cronograma vale pela sua atualização, não pela sua montagem.
Frequência mínima: semanal. Registrar o avanço real de cada atividade, recalcular, e ver o que se moveu.
Conservar todas as versões, datadas. É o que depois permite demonstrar o efeito de um evento no caminho crítico. Sem o cronograma antes e depois, uma prorrogação de prazo não tem embasamento técnico.
Distinguir reprogramar de corrigir. Se a causa do atraso é removível, corrige-se e o cronograma se mantém. Se é estrutural, reprograma-se e se avisa. Misturá-las produz cronogramas em que ninguém acredita.
De onde saem os dados
Aqui está o vínculo com a operação diária, e é o que faz um cronograma viver ou morrer.
Atualizar um cronograma semanalmente exige saber, a cada semana, quanto avançou cada atividade. Se esse dado é reconstruído de memória às sextas, a atualização é aproximada e o cronograma perde credibilidade rápido.
Se, em vez disso, o avanço é registrado no dia em que acontece, por serviço e por frente, a atualização do cronograma é automática: é ler o que já está registrado.
É a mesma disciplina que sustenta a cobrança, o rendimento e os pleitos. Um único registro diário que rende em quatro frentes distintas.
Perguntas frequentes
- Preciso de um software de programação?
- Para obras pequenas, uma planilha bem montada basta. A partir de certa complexidade, um software com cálculo de caminho crítico poupa muito tempo e evita erros. O que nenhuma ferramenta substitui é definir bem as dependências.
- De quanto em quanto tempo devo reprogramar?
- Atualizar, semanalmente. Reprogramar —mudar a linha de base— só quando há uma mudança estrutural: alteração de escopo, paralisação prolongada, prorrogação aprovada. Reprogramar todo mês destrói a possibilidade de medir contra alguma coisa.
- O que faço se o cronograma contratual nunca foi realista?
- Reprogramar com rendimentos reais o quanto antes e apresentar o cenário com embasamento. Quanto mais tarde essa conversa acontecer, pior para todos. Um atraso anunciado na semana 6 é gestão; o mesmo na semana 30 é uma crise.
- O caminho crítico muda durante a obra?
- Muda, e com frequência. Uma atividade com folga que atrasa o suficiente pode se tornar crítica. Por isso é preciso recalculá-lo, não assumir que é o do início.
- Como estimo durações se não tenho histórico de rendimentos?
- Com o rendimento do seu orçamento como ponto de partida, ajustado pelas condições que você já conhece da obra. E comece a medir desde o primeiro dia: em dois meses você tem dados próprios, que valem infinitamente mais do que qualquer tabela.
Chileno, desenhando para a América Latina. Do research em campo tira o que realmente importa para os clientes, e com isso monta produtos que pessoas não técnicas adotam sozinhas —jurídico, educação, contabilidade— e que aparecem na produtividade já na primeira semana.
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