Como controlar cinco obras ao mesmo tempo sem morar na caminhonete
O controle multiobra é o problema de manter visibilidade sobre vários projetos simultâneos com recursos de supervisão limitados. Aparece quando uma construtora passa de duas ou três obras para cinco ou mais, e é o ponto onde a maioria das empresas médias trava: crescer em número de obras deixa de melhorar o resultado.
A causa não é falta de capacidade do diretor. É que o mecanismo de informação não escala.
Por que não escala
Com duas obras, o diretor consegue visitar as duas toda semana e ficar sabendo de tudo conversando. A informação viaja pela presença física, e funciona.
Com cinco obras, esse mecanismo quebra: não dão os dias da semana. E como o mecanismo formal —os relatórios— nunca foi realmente necessário antes, também não existe.
O resultado é um padrão reconhecível: o diretor fica sabendo dos problemas da obra que visitou, e das outras quatro fica sabendo quando já são grandes. E como problemas grandes exigem atenção, ele acaba apagando incêndios em uma obra enquanto as outras quatro acumulam problemas novos.
É um ciclo que se retroalimenta e que se sente como falta de tempo. É falta de informação.
Os cinco números por obra
Um diretor não precisa saber tudo de cada obra. Precisa saber cinco coisas, toda semana, de todas.
| Indicador | O que responde | Alarme |
|---|---|---|
| Avanço real vs programado | Está no prazo? | Índice abaixo de 0,90 |
| Produtividade vs orçada | Vai custar o previsto? | Abaixo de 0,80 sustentado |
| Pessoal em obra vs plano | Tem os recursos? | Queda sustentada |
| Dias perdidos e causa | O que está freando? | Mais de 3 por mês |
| Situação da última medição | Está entrando dinheiro? | Glosada duas vezes seguidas |
Com esses cinco por obra —vinte e cinco números para cinco obras— um diretor sabe onde precisa ir esta semana. Sem eles, decide por intuição ou pelo volume de quem grita mais alto.
O princípio: visitar por exceção
A mudança de método é esta. Em vez de visitar todas as obras por rodízio, visita-se a que os números apontam.
Soa frio e não é. Uma obra que vai bem não precisa do diretor; precisa que a deixem trabalhar. Uma obra que começou a desviar precisa de atenção esta semana, não daqui a três quando chegar a vez dela.
A condição para isso funcionar é que os números cheguem toda semana de todas as obras. E aí está o gargalo real.
O problema da coleta
Pedir cinco números por semana a cinco obras parece trivial. Na prática vira o mesmo problema de sempre: os relatórios chegam tarde, incompletos, em formatos diferentes, e alguém no escritório tem que consolidá-los na mão.
E quando a consolidação é manual, acontece o previsível: faz-se bem um mês, mais ou menos no seguinte, e no terceiro o diretor volta a ligar por telefone.
Três condições para o mecanismo sobreviver:
Que o residente não precise fazer trabalho extra. Se os cinco números saem do registro que ele já leva, o relatório não compete com o dia dele. Se tiver que preencher outro formulário, vai perder para a obra.
Que se consolide sozinho. Qualquer passo manual de consolidação é onde o sistema morre no terceiro mês.
Que o residente receba algo de volta. Se o relatório só serve para cima, é burocracia. Se devolve a ele a própria produtividade e o próprio avanço, é ferramenta.
O que dá para delegar
Boa parte do que consome o diretor não exige o critério dele:
| Tarefa | Exige o diretor? |
|---|---|
| Verificar que o relatório chegou | Não, é um aviso automático |
| Consolidar informação das obras | Não, deveria ser automático |
| Coordenar suprimento entre obras | Não, com informação visível |
| Resolver um desvio de produtividade | Sim |
| Negociar com o cliente | Sim |
| Decidir mover recursos entre obras | Sim |
| Atender um incidente de segurança | Sim |
A primeira coluna é o que hoje consome a maior parte do tempo, e é a que dá para eliminar sem contratar ninguém.
A vantagem que aparece com várias obras
Há um benefício do multiobra que quase ninguém aproveita: comparar entre projetos.
Se o mesmo serviço rende 10 m² por diária em uma obra e 6 em outra, com condições parecidas, aí existe uma causa que dá para identificar e transferir. Pode ser o mestre, o fornecedor, a logística da frente ou o método.
Essa comparação é impossível sem dados homogêneos. Com dados homogêneos, é a fonte de melhoria mais barata que uma construtora tem, e não exige investir nada: a informação já existe, só falta poder vê-la junta.
E serve também para orçar: a produtividade real medida em cinco obras é um insumo infinitamente melhor que uma tabela de manual.
Perguntas frequentes
- Quantas obras um diretor consegue tocar?
- Depende mais do mecanismo de informação do que do tamanho das obras. Com relatório semanal estruturado e confiável, cinco a oito é gerenciável. Coletando informação por telefone, três já saturam.
- Vale a pena ter um coordenador intermediário?
- Pode fazer sentido, com uma ressalva: se o problema é de informação e não de capacidade, um coordenador acrescenta um elo de transcrição sem resolver a causa. Primeiro conserte o mecanismo, depois avalie a estrutura.
- Com que frequência eu deveria visitar cada obra?
- Com visibilidade semanal confiável, a frequência deixa de ser fixa e passa a depender do que os números mostram. Em obras críticas ou em etapas de risco, mais vezes; em obras estáveis e em regime, menos.
- O que faço se um residente não reporta?
- Primeiro verifique se o relatório exige trabalho extra dele. A maioria dos descumprimentos é de projeto, não de atitude. Se o mecanismo é leve e mesmo assim ele não reporta, aí sim é outra conversa.
- Um painel serve se os dados chegam com uma semana de atraso?
- Serve para ver tendências, não para decidir. A utilidade de um indicador é inversamente proporcional ao seu atraso: um avanço de sete dias atrás ainda permite reagir; um de trinta já é história.
Chileno, desenhando para a América Latina. Do research em campo tira o que realmente importa para os clientes, e com isso monta produtos que pessoas não técnicas adotam sozinhas —jurídico, educação, contabilidade— e que aparecem na produtividade já na primeira semana.
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