Como documentar um evento de obra que pode virar pleito
Última revisão: A normativa muda: o texto é conferido com a fonte oficial a cada revisão.
Um pleito de obra é o pedido formal de reconhecimento de mais prazo, mais custo ou os dois, decorrente de um fato não imputável a quem o apresenta. Ganha-se ou perde-se com documentação contemporânea: registro feito no momento em que o fato aconteceu, não reconstruído depois. Quase todos os pleitos que fracassam o fazem por falta de evidência, não por falta de razão.
Esta é a parte mais incômoda do ofício. Documentar um evento enquanto ele acontece parece um ato de desconfiança em relação ao cliente, e por isso fica para depois. Meses adiante, quando a relação aperta, já não dá para construir.
Que eventos precisam ser documentados
Nem tudo. Estes sim, sempre, sem exceção.
| Evento | Por quê |
|---|---|
| Frente não liberada na data prevista | É a causa mais comum de atraso imputável ao cliente |
| Instrução verbal que muda escopo, método ou sequência | Sem registro, a instrução não existiu |
| Informação técnica pendente ou contraditória | Projetos que não chegam, detalhes que não fecham entre disciplinas |
| Material de fornecimento do cliente que chega tarde ou com defeito | Afeta o prazo e não é responsabilidade sua |
| Paralisação dos trabalhos, por qualquer causa | Base de qualquer prorrogação de prazo |
| Condições diferentes das previstas no local | Solo, instalações enterradas, estruturas não documentadas |
| Interferência de terceiros contratados pelo cliente | Outra empresa ocupando a sua frente |
| Clima que impede trabalhar | Só conta se estiver registrado no mesmo dia |
| Mudança normativa ou exigência nova de autoridade | Afeta escopo e custo |
| Retrabalho por causa alheia | O que precisa ser refeito e por quê |
Uma regra prática útil: se o evento custou tempo ou dinheiro e não foi culpa sua, documente no mesmo dia. Não decida na hora se vai pleitear. Documente primeiro; a decisão de pleitear vem depois, com a evidência já na mão.
Os sete elementos do registro
Um registro que sustenta um pleito tem estes sete elementos. Se faltar um, enfraquece.
Data e hora do fato. Não de quando você anotou. E, se houver diferença entre as duas, que fique explícita.
Descrição objetiva. O que aconteceu, sem adjetivos nem atribuição de culpa. «A frente do nível 3 eixo C não foi liberada pela empresa de instalações» é um fato. «De novo nos deixaram parados» é uma queixa, e uma queixa tira credibilidade do resto do documento.
Localização precisa. Nível, eixo, trecho. Verificável no local.
Efeito medido. Quantas horas se perderam, quanta gente ficou parada, que atividade parou, que atividades dependiam dela. O efeito é o que transforma um fato num pleito quantificado. Sem número, há reclamação mas não há valor.
Evidência gráfica. Fotos com data e com referência visível de localização. Se o fato é uma ausência —uma frente não liberada, um material que não chegou— a foto da frente vazia, datada, é a evidência.
Quem deu a instrução ou quem estava presente. Nome e cargo. Instruções verbais sem autor identificado não podem ser transferidas a ninguém.
Comunicação formal. O registro interno é necessário e não é suficiente. O pleito se sustenta quando o fato foi comunicado à outra parte na hora, pelo canal que o contrato estabelece, com aviso de recebimento.
Esse último ponto é onde cai a maioria dos pleitos bem documentados internamente. Um registro perfeito que nunca saiu da sua pasta prova que você sabia, não que você avisou.
Os prazos, que é o que mais se perde
A maioria dos contratos de construção fixa um prazo para notificar um evento que possa dar origem a pleito. Costuma contar em dias desde que o evento ocorreu ou desde que era razoavelmente detectável, e costuma ser curto: entre sete e trinta dias conforme o contrato.
Vencido o prazo, o direito se perde mesmo que o fato seja verdadeiro e esteja documentado.
É a causa mais frequente e mais evitável de pleitos perdidos. Duas coisas que vale fazer no início de cada obra:
- Localizar no contrato a cláusula de notificação e anotar o prazo exato num lugar visível.
- Estabelecer a regra de notificar sempre dentro do prazo, mesmo que o efeito ainda não dê para quantificar.
Para a segunda existe a notificação preventiva: comunica-se o fato e reserva-se o direito de quantificar o efeito depois. É curta, não compromete números e preserva o direito. Deveria ser rotina, não exceção.
A cadeia de custódia
Documentar não basta se depois não der para demonstrar que o registro é autêntico e que não foi alterado. Quatro atributos fazem a diferença:
Data verificável. Que a data do registro possa ser comprovada por um meio independente da sua própria afirmação.
Inalterabilidade. Que o registro não possa ser modificado sem deixar rastro. Um arquivo editável numa pasta compartilhada não cumpre isso: qualquer um pode alegar que foi mudado depois.
Autoria atribuível. Que se saiba quem lançou, com um mecanismo que essa pessoa não possa repudiar razoavelmente.
Continuidade. Que o registro faça parte de uma série contínua e não seja um documento solto. Um registro isolado sobre um único evento levanta a suspeita de ter sido fabricado para a ocasião. Uma série diária ininterrupta em que esse evento é apenas mais uma entrada é muito mais crível.
Esse último ponto é o argumento mais forte a favor de manter registro diário mesmo quando nada acontece. O valor não está em cada entrada isolada: está em poder demonstrar que existe o hábito.
Erros frequentes
Documentar só depois que a relação já quebrou. É o mais comum. Enquanto a relação com o cliente vai bem, documentar parece hostil. Quando quebra, começa o registro, e o contraste de datas fica visível para qualquer um que revise o dossiê.
Escrever com carga emocional. Um registro com reprovações se lê como uma versão parcial. A descrição neutra é mais crível e, contra a intuição, mais eficaz.
Registrar o fato sem o efeito. «A frente não foi liberada» é a metade. A outra metade é quantas horas-homem ficaram paradas e que atividades foram deslocadas.
Não guardar as versões anteriores do cronograma. Para demonstrar o efeito no prazo é preciso poder mostrar o cronograma antes e depois. Guardar as versões datadas do cronograma é tão importante quanto o registro do evento.
Perguntas frequentes
- Documentar tudo isso não estraga a relação com o cliente?
- Depende de como se faz. Um registro rotineiro, neutro e sistemático desde o primeiro dia se normaliza rápido e ninguém lê como agressão. O estrago vem de começar a documentar de repente quando o conflito aparece, porque aí sim é um sinal.
- Uma foto de celular vale como evidência?
- Sim, com ressalvas. A força dela depende de a data ser verificável e de a imagem não ter sido alterada. Fotos enviadas por aplicativos de mensagem costumam perder os metadados originais, o que as enfraquece como evidência técnica, embora mantenham valor como parte de uma comunicação datada.
- Que peso tem um e-mail?
- Bastante, porque comprova comunicação datada a um terceiro identificado. É um dos meios mais práticos para a notificação formal, salvo se o contrato exigir outro canal específico. Confira a cláusula de notificações antes de assumir.
- Preciso quantificar o efeito de imediato?
- Nem sempre é possível nem necessário. Notifique dentro do prazo mesmo sem o número, reservando o direito de quantificar. O que não dá para recuperar é o prazo de notificação.
- Posso pleitear se aceitei trabalhar nessas condições?
- Depende do contrato e da jurisdição, mas em geral seguir trabalhando não implica renunciar ao direito, desde que a situação e a reserva tenham ficado registradas na hora. É justamente por isso que o registro contemporâneo pesa tanto.
Chileno, desenhando para a América Latina. Do research em campo tira o que realmente importa para os clientes, e com isso monta produtos que pessoas não técnicas adotam sozinhas —jurídico, educação, contabilidade— e que aparecem na produtividade já na primeira semana.
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