Como medir a produtividade real de uma equipe

Todo mundo na obra tem uma intuição sobre se uma equipe rende ou não. O problema é que a intuição não entra numa projeção, não se defende numa reunião e não serve para saber se um serviço vai fechar com prejuízo.

Este artigo é sobre transformar essa intuição em um número.

A fórmula

Há duas formas de expressá-la e vale entender a diferença, porque misturá-las é o erro mais comum.

Produtividade da equipe — quanto o time completo produz em um dia:

                 Quantidade executada
R_equipe   = ─────────────────────────
                  Dias trabalhados

Produtividade por diária — quanto cada pessoa produz em um dia:

                Quantidade executada
R_diária = ────────────────────────────────
            Pessoas × Dias trabalhados

A primeira serve para programar: se você sabe que a equipe faz 10 m² por dia e faltam 200 m², faltam 20 dias com essa equipe. A segunda serve para custos, porque o preço unitário calcula a mão de obra por unidade produzida.

Uma terceira forma, mais usada em montagem industrial e estrutura metálica, é o consumo de homem-hora, que é o inverso: quantas homens-hora custa produzir uma unidade. É a mesma informação ao contrário, e convém usar a convenção que os seus preços unitários já usam em vez de introduzir uma nova.

O que você precisa medir no campo

Só três dados, mas os três têm armadilha.

1. A quantidade executada. Tem que estar na mesma unidade do serviço do orçamento. Se a sua planilha cobra o muro por metro quadrado descontando vãos, meça descontando vãos. Se você mede o bruto e compara com um preço unitário que desconta, a sua produtividade sai inflada e a surpresa chega na hora de medir.
2. A equipe real. Não a do orçamento: a que efetivamente esteve. Se o servente foi meio dia apoiar outra frente, esse dia não conta como diária cheia. É aqui que a maioria das medições se distorce.
3. Os dias efetivos. Dias em que a equipe trabalhou naquele serviço. Não contam os dias parada esperando material, nem os que passou em outra frente.

Este último ponto é mais importante do que parece. Se você inclui os dias de parada, já não está medindo produtividade: está medindo produtividade mais interferências, misturadas em um número só. E as duas coisas se resolvem de forma diferente. Baixa produtividade se ataca com método, capacitação ou troca de equipe. Interferências se atacam com logística e coordenação. Se você não separa, não sabe qual dos dois problemas tem.

Leve os dois números: produtividade efetiva e dias perdidos. O segundo costuma ser o achado mais caro.

Um exemplo completo

Muro de bloco de concreto, unidade m².

De 3 a 12 de junho, a equipe de alvenaria levanta o eixo B do nível 2.

Produtividade da equipe:

62 m² ÷ 6 dias = 10,3 m² por dia de equipe

Produtividade por diária:

62 m² ÷ (2 pessoas × 6 dias) = 5,2 m² por diária

E o dado incômodo: em 8 dias corridos foram produzidos 62 m², ou seja 7,75 m² por dia corrido. A equipe rende 10,3 mas a obra avança a 7,75. Essa diferença de 25 % não é um problema de produtividade. É um problema de abastecimento, e aparece no cronograma mesmo que a produtividade pareça boa.

Os três erros que arruínam a medição

1. Medir em unidades diferentes das da planilha. O caso clássico: a composição de preços diz m² de muro acabado e no campo se mede por peças assentadas. Os números não são comparáveis e a conclusão que você tirar será falsa.
2. Não registrar a composição real da equipe. Quando as pessoas entram e saem da frente e ninguém anota, o denominador fica inventado. No fim do mês se reconstrói de memória, e a memória sempre arredonda a favor.
3. Medir no fechamento do mês em vez de diariamente. Se você mede uma única vez a cada trinta dias, obtém uma média que esconde tudo: a semana boa, a semana de chuva, o dia em que faltou material. Médias longas são confortáveis e inúteis para decidir. A produtividade se mede na frequência com que você quer poder reagir.

O que fazer com o número

Uma produtividade isolada não diz nada. Ela serve quando você a compara.

Contra o seu próprio orçamento. É a comparação que importa, porque é ali que está o seu custo. Se você orçou 12 m² por dia de equipe e está em 10,3, a sua mão de obra por metro quadrado é 16 % mais cara do que o orçado. Multiplique pelo que falta e você tem o desvio projetado do serviço, hoje, e não no encerramento.

Contra o mesmo serviço em semanas anteriores. A tendência diz mais do que o valor absoluto. Uma equipe nova quase sempre começa abaixo e sobe; se já são três semanas e não sobe, é outra coisa.

Contra outras equipes no mesmo serviço e nas mesmas condições. Com a ressalva óbvia: se uma trabalha no térreo e outra no nível 7 com transporte vertical, a comparação não é válida.